Статистика:

Search

  • 04Авг

    Во все более усложняющейся сфере управления необходимым партнером ад­министратора в решении возникающих проблем становится ЭВМ. Тот факт, что большая часть организованных данных хранится в магнитной памяти, означает, что административно-управленческий ап­парат сможет иметь доступ к громадному количеству информаций. Это создает ши­рокие возможности совершенствования стиля управления.

    В тресте Южстальконструкция (г. Ростов-на-Дону) автором статьи разработана и в настоящее время фрагментарно внед­рена в различных строительных организа­циях комплексная автоматизированная ин­формационная система планирования, учета, контроля и анализа финансовой деятельности предприятия — КАИС.

    КАИС включает в себя подсистемы «Планирование», «Учет», «Контроль» и «Анализ». Внешне она представляет собой набор автоматизированных рабочих мест (АРМ), используемых для получения ин­формации во всех процессах управления. Интенсивность и характер применения та­ких АРМов различны настолько, насколько отличаются процессы управления друг от друга. Общим для всех них является спо­соб хранения данных о деятельности орга­низации, то есть единая база данных КАИС-Учет.

    При более пристальном изучении процессов управления видна особая роль учета.

    Во-первых, это наиболее трудоемкая область управления. Процесс учета отли­чается значительной рутинностью и для большинства сотрудников аппарата управ­ления (кроме высшего руководства) пред­ставляет неизбежную текущую работу. Опросы администраторов в строительных управлениях дают такие же результаты, как и исследования, проведенные в компа­нии «Вуз Аллен энд Гамильтон Инк», кото­рые показали, что «почти все интеллек­туальные работники высказывают желание тратить меньше времени на текущую ра­боту и больше на анализ, планирование, участие в принятии решений и повышении своего профессионального уровня»1. При внедрении КАИС естественнее сначала ос­вободить администратора от рутинной, не­творческой работы, а затем поднять уро­вень аналитической и плановой деятель­ности, то есть творческой.

    Во-вторых, процесс учета на 90% представлен бухгалтерским. Оперативный и производственный учет занимают незна­чительное место по объему обрабатывае­мой информации. Бухгалтерский же — яв­ляется регламентированным из всех про­цессов управления. «Хотя слово «модель» стало популярным лишь в последнее вре­мя, в связи с распространением идей ки­бернетики, бухгалтеры занимаются моде­лированием экономики уже, по крайней мере, лет пятьсот. И то, что было ими практически выработано, находится в по­разительном соответствии с идеями ки­бернетики»2. Теоретически доказана воз­можность комплексной автоматизации бухгалтерского учета и первые практичес­кие результаты на этом пути дают боль­шие надежды.

    И, в-третьих, в процессе учета нака­пливаются данные, которые составляют более 50% исходной информации для кон­троля, анализа и планирования. При этом обмен информацией между процессом учета и другими процессами представляет собой почти односторонний поток от пер­вого к последним. Эта односторонность накладывает отпечаток на формирование базы данных КАИС. То есть при конструк- тировании базы данных КАИС в первую очередь учитываются интересы процесса учета.

    Таким образом, создание КАИС ра­зумно начинать с подсистемы «Учет» (КАИС-Учет). Изменение условий хозяй­ствования строительной организации, и прежде всего переход к рыночной эконо­мике, накладывают ряд требований к КАИС-Учет, которые должны быть учтены при ее разбработке.

    Прежде всего КАИС-Учет должна быть легко перестраиваемой. При ее про­ектировании необходимо избавиться от попыток слепого копирования ручных при­ емов работы (в частности, приемов журнально-ордерной формы учета).

    В качестве информационной основы КАИС-Учет используется оптимальное ко­личество показателей хозяйственной дея­тельности строительной организации, удовлетворяющих условиям необходимос­ти и достаточности.

    Анализ применяемой в настоящее время бухгалтерской, статистической и производственной отчетности (это более 100 форм) показал, что далеко не все по­казатели хозяйственной деятельности строительной организации отражены в ней. К тому же отчетность регулярно ме­няется. В КАИС-Учет нужно предусмот­реть получение всех возможных произ­водственных и коммерческих показателей деятельности стройорганизации. Процес­сы производства и обращения денег ха­рактеризуются относительной стабильнос­тью при всех условиях хозяйствования (рис. 1). Характеристика этих процессов во всем многообразии сторон — первое условие необходимости и достаточности информации в КАИС-Учет.

    Показатели хозяйственной деятель­ности делятся на исходные и производные. При этом подразумевается данность пер­вых и выводимость вторых. Исходные по­казатели берутся из первичных докумен­тов и справочников. Производные же по­лучаются путем группировки исходных (сгруппированные данные) и в результате отношения одних показателей к другим (относительные). Относительные показа­тели, пользуясь теорией Мересте о «поле эффективности», правильнее назвать по­казателями эффективности использования одного ресурса относительно другого3. Администраторы для оценки производ­ственной и коммерческой деятельности чаще всего применяют массив производ­ных показателей.

    Исходные показатели используются в качестве оперативной информации и слу­жат, главным образом, «сырьем» для по­лучения производных (рис. 2).

    Должно быть необходимое и доста­точное количество исходных показателей для того, чтобы с помощью обработки их соответствующими программами можно было получить необходимое и достаточ­ное количество производных показателей. Это явится вторым условием необходи­мости и достаточности информации в КАИС-Учет.

    Данные только тогда становятся ин­формацией для лица, участвующего в процессе управления, когда они нужны и понятны (релевантны) ему. Сфера управ­ления в строительной организации поделе­на между определенными группами лю­дей, работающими на трех уровнях управ­ления: стратегическом, тактическом и оперативном. Соответственно различны информационные требования этих групп (табл. 1).

    Учет информационных требований для трех уровней управления есть третье условие необходимости и достаточности информации в КАИС-Учет.

    Строительные организации связаны с деловым миром сотнями связей. Сторон­ние производственные структуры, в соот­ветствии с характером их воздействия на стройорганизацию, рассматриваются как «связанные группы» (клиенты, подрядчи­ки, собственники и т. д., см. рис. 1). Для того, чтобы отношения со «связанными группами» были плодотворными, послед­ним нужна точная информация о деятель­ности стройорганизации, выраженная че­рез определенные показатели хозяйствен­ной деятельности. Учет информационных потребностей «связанных групп» является четвертым условием необходимости и до­статочности показателей в КАИС-Учет.

    В процессе учета накапливаются дан­ные, которые в дальнейшем используются при планировании, анализе и контроле. Учет информационных запросов подсис­тем Контроля, Анализа и Планирования от подсистемы Учета есть пятое условие не­обходимости и достаточности показателей в КАИС-Учет.

    Автоматизация учета (и в первую оче­редь бухгалтерского) является опреде­ляющей линией для всей КАИС. Сложнос­ти в проектировании КАИС-Учет возникли при попытке спрогнозировать последствия изменения журнально-ордерной формы учета на какую-нибудь другую (например, американскую). А это вполне может про­изойти на совместных предприятиях. Под­готовиться к таким изменениям помогает анализ всех форм бухгалтерского учета (БУ) и выявление у них общего начала, ис­пользуемого в дальнейшем в КАИС-Учет как аксиомы.

    Необходимо учитывать, что бухгал­терская наука не стоит на месте. Изуче­ние эволюции БУ с момента его возникно­вения позволяет предугадать направления развития бухгалтерской науки и организо­вать КАИС-Учет так, чтобы она была при­способлена к дальнейшему развитию ме­тодологии БУ.

    Все формы БУ имеют обобщенные операции: аналитический и синтетический учет, хронологическую и систематичес­кую запись.

    Хронологическая и систематическая записи могут осуществляться раздельно или совместно: аналитический и синтети­ческий учет может вестись по хронологи­ческой или систематической записи, а так­же по синхронистической записи (если си­стематическая или хронологическая запи­си совмещаются); синтетический учет мо­жет предшествовать аналитическому или, наоборот, аналитический — синтетическо­му и, наконец, оба учета могут вестись одновременно, т. е. параллельно.

    Совокупность различных отношений между указанными понятиями определяет основные типы моделей форм счетовод­ства. Все остальные характеристики форм являются следствиями взаимоотношений этих понятий.

    Особо следует оговорить контроль­ную функцию форм. Она является общей для всех форм и заключается в двойной сверке — с одной стороны, итоговых дан­ных хронологической и систематической записей и, с другой, данных аналитическо­го учета с данными синтетического. Дру­гие виды контроля являются альтернатив­ными, специфическими, характерными для конкретных форм. Некоторые модели форм счетоводства на уровне обобщен­ных показателей представлены в табли­це 2.

    Всем формам счетоводства присущ одинаковый набор элементарных опера­ций. В качестве таковых могут быть рас­смотрены следующие:

    нахождение сумм (в целом за месяц) по дебету и кредиту каждого счета в раз­резе корреспондирующих счетов;

    суммирование дебетовых и кредито­вых оборотов и нахождение сальдо по всем счетам (на конец месяца);

    отражение отдельных основных мас­совых операций в специализированных журналах;

    подготовка сводных документов; составление оборотной ведомости (альтернативно);

    сличение итогов по взаимно-коррес­пондирующим счетам;

    суммирование в сводном журнале- ордере по какому-нибудь счету показате­лей за месяц нескольких частных журна­лов-ордеров;

    расчленение месячных дебетовых оборотов по какому-либо синтетическому счету по корреспондирующим счетам;

    формирование по каждому синтети­ческому счету развернутых итогов оборо­тов по дебету с общим итогом оборотов по кредиту;

    составление итогов аналитических счетов не по одному классификационному признаку, а по нескольким;

    составление оборотов (кредитового и дебетового) по синтетическим счетам, а также оборотов, сгруппированных в раз­резе объединяемых ими аналитических позиций.

    Сочетание модели в терминах обоб­щенных операций и модели в терминах элементарных операций создает единую картину конкретной формы счетоводства. Ее особенность отражается в принятой технической реализации процесса учета и методологии учета хозяйственных процес­сов в строительной организации. При вы­работке принципов машинной формы БУ используются те же наборы элементарных и обобщенных операций. Техническая реа­лизация машинной формы БУ определяет­ся логикой программ и структурой необ­работанных (первичных) данных, разрабо­танных в соответствии с принципами систе­мы управления реляционными базами дан­ных.

    В развитии счетоводства главное — это тенденция к единству. При простой бухгал­терии существует столько способов учета, сколько предприятий. Двойная бухгалте­рия, благодаря применению системы учетных координат (дебет — кредит) и еди­ного денежного измерителя, обеспечи­вает методологическое единство в любом случае, в любой отрасли хозяйства. Един­ство счетоводства обеспечивается разви­тием счетоведения.

    Все сказанное позволяет сделать вы­вод, что предмет бухгалтерского учета не дан, а задан целями управления хозяй­ственными процессами. В узком смысле предметом БУ выступают факты хозяй­ственной деятельности, которые рекон­струируются в системе БУ в обобщающие стоимостные показатели, характеризую­щие состояние и результаты этой деятель­ности. В широком смысле предметом БУ выступает процесс расширенного во­спроизводства в той его части, которая может быть представлена информацией в едином денежном измерителе .

    Качественным скачком в развитии БУ следует считать использование таких ме­тодологических направлений, как стан- дарт-косте и нормативный учет. С этого момента все практическое счетоводство начинает подчиняться конкретным целям, связанным не с адекватным отражением хозяйственного процесса, а с необходи­мостью эффективного управления им. Подлинная цель учета — выявить соответ­ствие фактического положения дел наме­ченным перспективным плановым зада­ниям.

    Таким образом КАИС-Учет будет приспособляемой к возможным измене­ниям в методологии БУ и появлению новых предметов учета, если она будет построе­на на принципах выработки единой мето­дологии, сближения предмета и методов его познания, разумного осмысливания целей, задач и возможностей бухгалтер­ского учета, если последний рассматри­вается как средство концептуальной ре­конструкции хозяйственного процесса, не зеркального его отражения, а информа­ционного воспроизведения в целях эффек­тивного управления.

    Ю. В. МЕРЗЛОВ, инженер

    ПРИМЕЧАНИЯ

    1.   Поппель Г., Голдстайн Б. Информа­ционная технология — миллионные прибыли. М., Эко­номика, 1990.

    2.   Τеплов Л. Что считать. Московский рабо­чий, 1970, С. 92.

    3.   Матричное моделирование и комплексный анализ результатов хозяйствования. Межвузовский сборник научных работ по статистике УП. Под общей редакцией д. э. н. Μ е ρ е с τ е У. И. Таллинн, 1985.

    4.   Палий В. Ф., Соколов Я. В. АСУ и про­блемы теории бухгалтерского учета. М., Финансы и статистика, 1983.

    Posted by admin @ 4:39 пп

Comments are closed.